BAB3 Dokumen Perniagaan

KEPENTINGAN DOKUMEN PERNIAGAAN.

Maksud kepentingan dokumen:

Dokumen ialah kertas bercetak atau bertulis yang memberi kita maklumat.
Sebagai bukti barang diterima dan bayaran telah dibuat, dokumen-dokumen tertentu perlu disediakan


Kepentingan menyediakan dokumen perniagaan adalah:

(1) Memberi maklumat tentang barangan yang diniagakan

                    - Dokumen perniagaan mengandungi butir-butir seperti model barangan yang diniagakan, harga seunitnya dan kuantiti yang diniagakan. Maklumat ini membolehkan pihak penjual dan pembeli memastikan bahawa barang yang dijual beli itu adalah sama seperti yang dipesan.

(2) Bukti bagi setiap urus niaga yang dijalankan

                    - Sebagai contoh, borang pesanan membuktikan bahawa pesanan barang telah dibuat, nota serahan membuktikan bahawa barangan telah dihantar, dan resit membuktikan bayaran telah dibuat

(3) Mengesahkan penerimaan, penghantaran dan pembayaran

                    - Dokumen perniagaan memerlukan pengesahan dalam bentuk tandatangan penjual dan pembeli. Nota serahan akan ditandatangani oleh penjual semasa penghantaran untuk mengesahkan bahawa penghantaran telah dibuat. Apabila barangan tiba di tangan pembeli, pembeli akan menandatangani nota serahan yang sama untuk membuktikan penerimaan. Resit pula akan dikeluarkan dan ditandatangani oleh penjual apabila pembayaran dibuat oleh pembeli.

(4) Sumber maklumat kepada bahagian kewangan perniagaan semasa menyediakan akaun

                        - Maklumat yang terkandung dalam dokumen perniagaan akan digunakan oleh penjual dan pembeli untuk urus niaga yang berlaku ke dalam sistem perakaunan. Sebagai contoh, nota serahan akan digunakan oleh pihak penjual untuk menolak baki dalam akaun stoknya manakala pihak pembeli akan menggunakan maklumat dalam nota serahan untuk menambah baki dalam akaun stoknya.